Elke organisatie die een inventaris van producten heeft, heeft de behoefte om nauwkeurige informatie bij te houden over de bewegingen van al deze artikelen om haar klanten beter van dienst te zijn en een winstgevend bedrijf te runnen. Of u nu één voorraadkast of een magazijn met meerdere faciliteiten moet beheren, het doel is om de kosten voor handmatige gegevensinvoer te verlagen, uw voorraadafschrijvingen en overvoorraden te minimaliseren en de efficiëntie in uw toeleveringsketen te verhogen.

Een complete oplossing voor voorraadbeheer zal bestaan uit beheersoftware, mobiele computers en labelprinters. Met deze tools kan uw bedrijf voorraadniveaus en -bewegingen in uw magazijn of magazijn volgen op artikel, serienummer of partijnummer. Met volledig inzicht in uw volledige inkomende en uitgaande voorraad kunt u betere beslissingen nemen om dynamische voorraadniveaus te handhaven die voldoen aan de eisen van uw klanten en gebruik.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een voorraadbeheersysteem?

Een goede oplossing voor voorraadbeheer stroomlijnt uw bedrijf door de kosten en verspilling aanzienlijk te verminderen.

• Nauwkeurigheid – Elimineer menselijke fouten bij het tellen van de voorraad.
• Snelheid – Verminder manuren door gebruik te maken van geautomatiseerde gegevensverzameling.
• Verantwoording - Documenteer krimp en verlies om stappen te identificeren om ze te verminderen.
• Mobiliteit – Maak ter plaatse aanpassingen of vervang beschadigde/onleesbare labels met behulp van mobiele computers en printers.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheersystemen bieden voordelen voor de werking van bedrijven van alle soorten en maten. Een voorraadbeheersysteem vermindert fouten bij het invoeren van gegevens, verhoogt de productiviteit en verlaagt de operationele kosten. Dit wordt bereikt door het handmatig invoeren van gegevens, handmatige fysieke voorraden, nabestellingen en omzetverlies als gevolg van onnauwkeurige voorraadniveaus, voorraadafschrijvingen en krimp te verminderen of te elimineren. Met een goed opgezet voorraadsysteem neemt u alle onduidelijkheid weg over wat er in uw magazijn staat en waar het naartoe gaat.

Voorraadbeheersystemen betalen zichzelf doorgaans in minder dan een jaar terug. Het grootste deel van het rendement op de investering komt door te besparen op arbeidskosten en het verminderen van omzetverliezen als gevolg van een gebrek aan voorraad. Zeer weinig bedrijven begrijpen hoe goedkoop en eenvoudig het is om een voorraadbeheersysteem op te zetten. De eerste stap bij het bepalen van een voorraadvolgsysteem is om te begrijpen of u te maken heeft met voorraad of activa.

• Inventaris verwijst naar objecten die worden verkocht, gedistribueerd of anderszins geconsumeerd door een bedrijf. Deze "tijdelijke" objecten omvatten winkelartikelen en benodigdheden. In dit geval heeft u mogelijk 100 dozen nietjes op voorraad en wanneer u één doos gebruikt, neemt de bijgehouden hoeveelheid met één af. Het gaat u er niet om welk specifiek exemplaar is verkocht, maar eerder dat 1 van de 100 is verwijderd. Aan het eind van de dag wil je weten hoeveel je er op voorraad hebt, waar het naartoe is gegaan en wanneer je meer moet bestellen. Dit gedetailleerde inzicht in uw voorraadgebruik stelt u in staat om uw bestel- en beheerproces aan te passen om de efficiëntie te verhogen.

• Assets zijn "permanente" objecten die een bedrijf intern gebruikt, zoals computers, gereedschappen of educatief materiaal. Hoewel werknemers het object voor een bepaald project kunnen in- of uitchecken, of zelfs thuis kunnen gebruiken, behoort een asset uiteindelijk toe aan het bedrijf en moet het worden teruggegeven aan het bedrijf. Een asset wordt altijd bijgehouden als een uniek item. Ook al heb je misschien 10 van dezelfde pc of tool, je beheert elke instantie als een afzonderlijk item met zijn eigen unieke barcodelabel of RFID-tag. De belangrijkste zorg is om nauwkeurige informatie te hebben over elk specifiek item, zoals locatie, staat, aankoopdatum, waarde, bewaarder, laatste onderhoud, enz.

Oplossingen voor voorraadbeheer worden aangestuurd (en beperkt door) de software die wordt gebruikt. Basisinventarisatiefuncties worden door alle software gedekt, maar afhankelijk van uw behoefte aan realtime updates van uw systeem, zullen sommige toepassingen beter passen dan andere. De echte kracht van elke applicatie is hoe gemakkelijk en diepgaand deze inzicht biedt in uw voorraadgebruik. Functies zoals het instellen van een minimum- en maximumvoorraadniveau voor elk artikel stellen u in staat om een eenvoudig rapport uit te voeren om te zien wat er opnieuw moet worden besteld. Rapportage over voorraadgebruik is essentieel om uw voorraadniveaus relevant te houden voor wat uw klanten of bedrijf kopen/gebruiken. Een ander softwareprobleem is de ondersteuning voor het aantal gebruikers dat u zult hebben. Sommige applicaties zijn gericht op kleine bedrijven met beperkte gebruikerslicenties, terwijl andere volledig open zijn en geschikt zijn voor bedrijven van elke omvang. Om een effectieve oplossing voor het bijhouden van voorraad te hebben, moet u ervoor zorgen dat de software voor het bijhouden van voorraad geschikt is voor uw bedrijf.

Waar moet u op letten bij het maken van een voorraadbeheersysteem?

Bij het samenstellen van een effectief en geschikt voorraadbeheersysteem zijn er een paar belangrijke vragen die moeten worden beantwoord:

• Welk type voorraad houdt u bij? Cases vs. individuele items?
• Moet u batch-, partij- of serienummers volgen? Houdbaarheidsdatums?
• Is de voorraad al gelabeld? Maakt u uw eigen SKU- of onderdeelnummers?
• Heeft u real-time updates nodig of kan er gebruik worden gemaakt van batchverzameling?
• Heeft u al een draadloos netwerk?
• Welk type rapportage heeft u nodig van het systeem?
• Hoeveel gebruikers zult u hebben? Desktop en mobiel.
• Moet de voorraaddatabase worden gesynchroniseerd met andere softwaresystemen?

Wat zijn de componenten van een voorraadbeheersysteem?

Alle voorraadbeheersystemen bestaan uit vier kerncomponenten:

• Software voor het bijhouden van voorraad - De software die u gebruikt, bepaalt hoe u uw voorraad bijhoudt. Ondersteuning voor real-time vs. batch-updates en de diepte van de rapportage bepalen welke applicatie het meest geschikt is voor uw bedrijf.
• Mobiele computer - Voorraadbeheer vereist dat gebruikers onderweg zijn in uw faciliteit om updates en wijzigingen aan te brengen. Afhankelijk van uw omgeving en de behoefte aan draadloze communicatie kan een reeks apparaten uw proces bedienen.
• Draadloze infrastructuur – Veel bedrijven hebben voorraadupdates nodig die in realtime plaatsvinden en een draadloos netwerk is een vereist hulpmiddel om dit te doen. Ongeacht de grootte van uw faciliteit, een netwerk kan worden geschaald om dit te accommoderen.
• Barcodeprinter – Om artikelen snel en gemakkelijk te kunnen volgen, moeten ze worden gelabeld met een streepjescode. Printen kan worden gedaan op vaste eenheden voor het printen van grote volumes of onderweg met mobiele printers.