Toute organisation qui possède un inventaire de produits a besoin de conserver des informations précises sur les mouvements de tous ces articles afin de mieux servir ses clients et de gérer une entreprise rentable. Que vous ayez besoin de gérer un placard d’approvisionnement ou un entrepôt multi-installations, l’objectif est de réduire les coûts de saisie manuelle des données, de minimiser vos pertes de stock et vos surstocks et d’augmenter l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement.

Une solution complète de gestion des stocks comprendra un logiciel de gestion, des ordinateurs portables et des imprimantes d’étiquettes. Ces outils permettront à votre entreprise de suivre les niveaux de stock et les mouvements dans votre entrepôt ou votre salle de stockage par article, numéro de série ou numéro de lot. Grâce à une visibilité totale sur l’ensemble de vos stocks entrants et sortants, vous pouvez prendre de meilleures décisions pour maintenir des niveaux de stock dynamiques qui répondent aux demandes de vos clients et à l’utilisation.

Quels sont les principaux avantages d’un système de gestion des stocks ?**

Une bonne solution de gestion des stocks rationalisera votre entreprise en réduisant considérablement les coûts et le gaspillage.

• Précision - Éliminez l’erreur humaine dans le comptage des stocks.
• Réduisez les heures de travail en utilisant la capture de données automatisée.
• Documentez les pertes et les pertes pour identifier les étapes permettant de les réduire.
• Mobilité - Effectuez des ajustements ou remplacez les étiquettes endommagées/illisibles sur place à l’aide d’ordinateurs portables et d’imprimantes.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

Les systèmes de gestion des stocks offrent des avantages à l’exploitation de tous les types et de toutes les tailles d’entreprises. Un système de gestion des stocks réduit les erreurs de saisie de données, augmente la productivité et réduit les coûts opérationnels. Pour ce faire, il faut réduire ou éliminer la saisie manuelle des données, les inventaires physiques manuels, les commandes en souffrance et les ventes perdues en raison de niveaux de stock inexacts, d’annulations de stocks et de pertes. Avec un système d’inventaire correctement configuré, vous éliminez toute ambiguïté quant à ce qu’il y a dans votre entrepôt et où cela va.

Les systèmes de gestion des stocks sont généralement rentabilisés en moins d’un an. La majeure partie du retour sur investissement provient de l’économie sur les coûts de main-d’œuvre et de la réduction des pertes de ventes dues au manque de stock. Très peu d’entreprises comprennent à quel point il est peu coûteux et simple de mettre en place un système de gestion des stocks. La première étape pour déterminer un système de suivi des stocks consiste à comprendre si vous avez affaire à des stocks ou à des actifs.

• L’inventaire fait référence aux objets qui sont vendus, distribués ou consommés d’une autre manière par une entreprise. Ces objets « temporaires » comprennent les articles et les fournitures de vente au détail. Dans ce cas, vous pouvez avoir 100 boîtes d’agrafes en inventaire et lorsque vous utilisez une boîte, la quantité suivie diminue d’une unité. Vous ne vous souciez pas de savoir quelle instance spécifique a été vendue, mais plutôt que 1 sur 100 a été supprimé. À la fin de la journée, vous voulez savoir combien vous en avez en stock, où ils sont allés et quand en commander davantage. Cette visibilité détaillée de l’utilisation de vos stocks vous permet d’apporter des ajustements à votre processus de commande et de gestion afin d’augmenter votre efficacité.

• Les actifs sont des objets « permanents » qu’une entreprise utilise en interne, tels que des ordinateurs, des outils ou du matériel éducatif. Bien que les employés puissent enregistrer ou sortir l’objet pour un projet donné, ou même l’utiliser à la maison, un bien appartient en fin de compte à l’entreprise et doit être retourné à l’entreprise. Un actif est toujours suivi en tant qu’élément unique. Même si vous disposez de 10 exemplaires du même PC ou du même outil, vous gérez chaque instance comme un élément individuel avec sa propre étiquette de code-barres ou étiquette RFID. La principale préoccupation est d’avoir des informations précises sur chaque élément spécifique comme l’emplacement, l’état, la date d’achat, la valeur, le dépositaire, le dernier entretien, etc.

Les solutions de gestion des stocks sont pilotées (et limitées par) le logiciel utilisé. Les fonctions d’inventaire de base sont couvertes par tous les logiciels, mais selon votre besoin d’avoir des mises à jour en temps réel de votre système, certaines applications seront mieux adaptées que d’autres. La véritable force de toute application réside dans la facilité et la profondeur avec lesquelles elle offre une visibilité sur l’utilisation de vos stocks. Des fonctionnalités telles que la définition d’un niveau de stock minimum et maximum pour chaque article vous permettent d’exécuter un rapport simple pour voir ce qui doit être commandé à nouveau. Les rapports sur l’utilisation des stocks sont essentiels pour que vos niveaux de stock restent pertinents par rapport à ce que vos clients ou votre entreprise achètent/utilisent. Une autre préoccupation logicielle est la prise en charge du nombre d’utilisateurs que vous aurez. Certaines applications sont destinées aux petites entreprises avec des licences d’utilisation limitées, tandis que d’autres sont complètement ouvertes pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprise. Pour disposer d’une solution de suivi des stocks efficace, vous devez vous assurer que le logiciel de suivi des stocks convient à votre entreprise.

Que devez-vous aborder lors de la création d’un système de gestion des stocks ?

Lors de la mise en place d’un système de gestion des stocks efficace et adapté, il y a quelques questions clés auxquelles il faut répondre :

• Quel type d’inventaire suivez-vous ? Étuis ou articles individuels ?
• Aurez-vous besoin de suivre les numéros de lot, de lot ou de série ? Dates d’expiration ?
• L’inventaire est-il déjà étiqueté ? Allez-vous créer votre propre référence ou numéro de pièce ?
• Avez-vous besoin de mises à jour en temps réel ou peut-on utiliser la collecte par lots ?
• Avez-vous déjà un réseau sans fil en place ?
• De quel type de rapport aurez-vous besoin de la part du système ?
• Combien d’utilisateurs aurez-vous ? Ordinateur de bureau et mobile.
• La base de données d’inventaire devra-t-elle être synchronisée avec d’autres systèmes logiciels ?

Quels sont les composants d’un système de gestion des stocks ?

Tous les systèmes de gestion des stocks se composent de quatre composants principaux :

• Logiciel de suivi des stocks - Le logiciel que vous utilisez déterminera la façon dont vous suivez votre inventaire. La prise en charge des mises à jour en temps réel par rapport aux mises à jour par lots et la profondeur des rapports détermineront l’application la plus appropriée pour votre entreprise.
• Ordinateur portable - Le suivi des stocks nécessite que les utilisateurs soient en déplacement dans toute votre installation pour effectuer des mises à jour et des modifications. En fonction de votre environnement et de votre besoin de communication sans fil, une gamme d’appareils peut être au service de votre processus.
• De nombreuses entreprises ont besoin de mises à jour de leurs stocks en temps réel et un réseau sans fil est un outil nécessaire pour le faire. Quelle que soit la taille de votre installation, un réseau peut être mis à l’échelle pour s’y adapter.
• Imprimante de codes-barres - Afin de suivre les articles rapidement et facilement, ils doivent être étiquetés avec un code-barres. L’impression peut être effectuée à partir d’unités fixes pour l’impression de gros volumes ou en déplacement avec des imprimantes mobiles.